Toda empresa organizada por pequeña que sea debe tener una estructura de comunicación sólida la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes niveles y con diferentes propósitos. Todas las reuniones que una empresa realiza son con el objetivo de mejorar la comunicación transmitiendo mensajes en grupo, por ende, resolviendo o mejorando sus operaciones. La palabra reunión (re unión) significa reagrupamiento y unificación.
Dependiendo del tipo y tamaño de la empresa la vía de comunicación por reuniones puede ser simple o extremadamente compleja. Los parámetros para la micro empresa, macro empresa o empresa familiar y los métodos de conducta son paralelos. También, debemos tener presente que toda reunión suele tener un propósito claramente definido previo a la convocatoria.
Lo correcto es que la entidad comercial tenga una agenda de Reuniones Programadas Organizadas periódicamente. Estas se planifican y se establecen sobre la base de una infraestructura de comunicación implementada como método para ventilar problemáticas, potencialidades, motivación e interrelación con sus empleados y directiva. De esta manera se establece un sistema dinámico de comunicación con la participación y cooperación organizada de los recursos humanos.
Para que una reunión sea efectiva, dinámica y productiva requiere que ciertos parámetros sean cumplidos. No todos estos aplican a todas las entidades comerciales, según sus necesidades y tamaño se aplican los siguientes parámetros.
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Que la empresa tenga una Agenda de Reuniones distribuidas en el año fiscal manteniendo una frecuencia con la cual no se pierda la continuidad o el seguimiento logístico.
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Que la materia a discutir sea clara en su contenido y propósito. Por lo tanto, es necesario que el material de apoyo o tema de discusión este en manos de los participantes, de forma escrita, con la necesaria anticipación para que los miembros puedan analizar los datos previos a la Reunión. Esto aplica especialmente a las reuniones de Juntas Directivas y ejecutivos de alto nivel.
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El área o salón debe tener una ambientación relajante y la distribución física de sillas, mesas, podium, etc. deben estar de acuerdo con la temática a discutir y el propósito. Por ejemplo, no es lo mismo una reunión de Junta Directiva la cual va a discutir finazas y logística a una reunión de un Departamento de Ventas con motivo del lanzamiento de un producto.
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Es de extrema importancia que la puntualidad y que el respeto y el orden no falten. Las reglas de protocolo empresarial son precisas y claras. En este aspecto el Manual de Operaciones y / o la Política de la empresa debe estar claramente definido. No es aceptable el romper el orden de la agenda, este se debe respetar a cabalidad.
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En las reuniones es importante la absoluta objetividad de las temáticas sin diluirse o desviarse a otras áreas que no apliquen ya sean de carácter personal o comercial o que no estén en agenda.
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Es recomendable, en la mayoría de los casos requerido, que se transcriba una minuta de la reunión para hacer constancia de lo discutido. La manera más fácil es simplemente el método de grabación para después ser digitado. También se puede utilizar un Lap Top.
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Toda reunión debe obtener un resultado positivo; Esto requiere que sé utilice la filosofía que implica “Los problemas son las oportunidades de los logros”. Las entidades comerciales siempre están en evolución con un mercado cambiante, por consecuente, van a enfrentar retos que requieren una la filosofía la cual se acoja a la “Acción Afirmativa” de soluciones.
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Toda reunión debe obtener resultados o propuestas concretas las cuales serán implementadas. Estas deben ser formalmente incorporadas en la infraestructura de comunicación de la empresa y formar parte del registro (Records) de la empresa. En muchos casos se hacen parte del “Manual de Operaciones” el cual se puede concebir como la “Constitución de un Estado”. Siendo este el concepto, siempre esta abierto a enmiendas o revisiones.
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Las Reuniones Extraordinarias se conducen de igual manera la única diferencia es la urgencia del asunto a ventilar. Esto significa que no son parte de la agenda empresarial y que su proceso de convocatoria es mas acelerado.
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Las Presentaciones deben ser claras y existen, dependiendo de la empresa y su capacidad financiera, diferentes métodos para que el mensaje sea claro. Estas pueden ser desde material escrito hasta presentaciones de alta tecnología.
Estas diez reglas son la base para que una reunión sea “Efectiva” y esto significa que obtenga un resultado palpable convirtiéndose así en “Acción Afirmativa”. De no ser así la entidad no obtiene ningún beneficio.
En esta presentación nos hemos referimos solamente a las Reuniones de carácter Operacional de una empresa. Claro esta, que en el ámbito empresarial las actividades o eventos sociales e informales son parte importante de la imagen que la empresa proyecta, por consecuente, son armas poderosas para el uso en el concepto de mercadeo y Relaciones Publicas.
Lo más importante que una empresa o persona debe de tener por concepto básico es que “El tiempo es él mas valorado recurso que existe” es irrecuperable y sumamente limitado. Acogiéndonos a este simple axioma lo demás es pura “Deducción Lógica”, por ende, “El Manejo del Tiempo” es parte integral de una “Reunión Efectiva”.
Tomado Revista InterForum
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